Kondisi Kantor Arsip yang Kian Memprihatinkan

Arsip dari Berbagai OPD Sempat Disimpan Dalam Karung

                Manajemen ke arsipan sejatinya sangat penting dalam suatu pemerintahan. Selain mendokumentasikan birokrasi, manajemen ke arsipan sejatinya penting untuk merekam jejak sejarah suatu pemerintahan. Sayangnya, kantor arsip di Jember kondisinya amat memprihatinkan. Ada banyak peristiwa sejarah Jember yang tidak terdokumentasikan.

ADI FAIZIN,Jember

            “SELAMA saya bekerja disini, anda adalah wartawan pertama dan satu-satunya yang datang kesini untuk bertanya tentang arsip pemerintah Jember. Saya sangat bahagia dan terharu,” tutur suradi, salah satu staf kantor Bidang Kearsipan Kabupaten Jember saat menerima kunjungan  Jawa Pos Radar Jember.

            Saat itu, jam dinding sebenarnya sudah menunjukan waktu pukul 16.30, atau melewati jam dinas bagi seorang PNS dilingkungan Pemkab Jember.

            Namun, Suradi rela berangkat kembali dari rumahnya menju kantor arsip yang ada di Desa Jubung, demi menemani Jawa Pos Radar Jember.

            Meski lokasi kantor ini cukup strategis di pinggir jalan, masyarakat yang tidak tahu akan kesulitan untuk menemukannya. Pasalnya, papan nama di depan halaman kantor tertutup oleh kain.

            “Karena dengan perubahan struktur, kita kini menjadi bidang ke arsipan, di bawah dinas. Tapi belum sempat diganti, jadi masih kami tutup dengan kain,” jelas Suradi.

             Ini adalah kunjungan ke dua kalinya Jawa Pos Radar Jember ke kantor arsip. Kunjungan pertama sekitar dua minggu yang lalu, saat bermaksud menggali foto-foto pemilu tahun 1955 di Jember untuk penulisan edisi khusus tentang sepak terjang PKI di Jember yang terbit pada Senin, 2 Oktober 2017. Namun, sayangnya saat itu harus pulang dengan tangan hampa. Data yang di cari justru di temukan di tempat lain.

            Ketiadaan dokumen yang merekam jejak perjalanan Kabupaten Jember pasca Kemrdekaan, menjadi salah satu gambaran tentang kondisi manajemen ke arsipan di lingkungan Pemkab Jember yang masih memprihatinkan. Suradi yang sebelumnya bekerja sebagai kasi kesra kantor kelurahan Sumbesari, mulai bekerja di kantor arsip pemkab jember sejak 2012. Jabatannya saat ini adalah kasi pelayanan ke arsipan.

            “Saat awal saya pindah kesini,arsip-arsip ada dalam puluhan karung dari berbagai OPD (organisasi perangkat daerah). Kantor ini sampai penuh, berantakan,” tenang Suradi. Dibutuhkan waktu berbulan-bulan untuk memilah dan menata arsip-arsip yang di kirimkan dari berbagai OPD di Pemkab Jember ke kantor arsip jember. Pekerjaan melelahkan itu membutuhkan waktu berbulan-bulan dan hingga kini pun tidak rampung. Sebab, arsip-arsip juga terus berdatangan dengan kondisi yang berserakan.

            “Seharusnya memang arsip yang datang kesini sudah tertata dengan rapi oleh mereka. Jadi bukan kita yang memilah. Kita juga kekurangan tenaga,”lanjut Suradi. Saat ini, kantor arsip Jember memiliki tujuh orang PNS  termasuk satu orang kepala bidang (kabid) dan dua orang kasi, termasuk Suradi salah satu di antaranya. Jumlah itu di tambah dengan dua orang tenaga honorer, termasuk seorang petugas kebersihan. “Petugas kebersihan kita itu termasuk bagus. Dia punya kemauan untuk belajar sering juga kita kirim kalau ada acara-acara diklat ke arsipan,”lanjut Suradi. 

Suradi tidak tahu persis, sejak kapan kantor itu terbentuk di Jember. Perjalanannya pun mengalami berbagai perubahan struktur, mulai dari saat masih berdiri sendiri sebagai kantor arsip, lalu kemudian melebur dengan perpustakaan daerah Jember sebagai bidang ke arsipan dikantor  perpiustakaan dan ke arsipan daerah Pemkab Jember. Sejak awal tahun ini, kantor tersebut naik status menjadi dinas. 

Tak hanya struktur. Lokasi kantor pun berpindah-pindah. Menurut Suradi, yang dia tahu, kantornya ini dulu sempat beberapa kali pindah, termasuk pernah juga berada di arjarsa yang kini di tempati oleh dinas lingkungan hidup. Saat  Suradi di mutasi ke kantor arsip pada 2012, lokasinya sudah berada di kantor saat ini yang ada di Jubung. “Dulunya ini adalah kantor dinas cipta karya,”jelas bapak tiga anak ini.

Berpindah-pindahnya kantor arsip, menurut Suradi memang memungkinkan adanya arsip yang tertinggal atau tercecer. Namun dia tidak bisa memastikan . Yang pasti, koleksi kearsipan dari lembaga tersebut memang jauh dari harapan. Mereka hanya menyimpan kertas-kertas dokumen lembaga pemerintahan di Jember mulai tahun 1970. “Itu pun yang tahun 1997-an jumlahnya amat sedikit,” jelas Suradi.

Saat kami berkeliling kantor, hanya ada beberapa foto “Sejarah Jember” yang jumlahnya bisa di hitung dengan jari. Foto tersebut antara lain tentang penghargaan dari Ibu Tien (istri Presiden Soeharto) kepada kelompok PKK Jember, juga foto kunjungan Gubernur Jatim Basofi Sudirman. Semua foto era tahun 1990-an. Nyaris tidak ada foto yang benar-benar memiliki nilai sejarah penting terkait perjalanan Kabupaten Jember.

“Sebenarnya saya udah berupaya mengumpulkan foto-foto Bupati Jember yang lama-lama, tpi tidak ada tanggapan yang memadai dari instansi lain. Jadi saya juga bingung mau mulai dari mana,”aku Suradi. Sebenarnya ia punya gegasan untuk membuat bidang ke arsipan menjadi lebih hidup. Dia bermimpi untuk bisa mendokumentasikan setiap momen penting di jember, termasuk setiap  kunjungan Presiden atau efen penting lain, untuk kemudian di pajang di kantornya. “Jadi sekalian anak-anak SD disekitar sini, bisa berwisata dengan melihat foto-foto dikantor kita. Tapi kami terbentur anggaran yang minim,”lanjut Suradi. 

Minimnya anggaran bisa terlihat yang paling mencolok dari fasilitas kantor. Kantor bidang kearsipan hanya memilikisebuah dispenser, namun tiodak ada galon berisi air mineral. “Kita tidak ada anggaran untuk beli air mineral, Jadi teman-teman kalau mau minum, bawa sendiri-sendiri dari rumah atau beli di warung,”ujar pria kelahiran 23 November 1963 itu.

Minimnya anggaran juga terlihat dari perawatan arsip yang ada. Ruang penyimpanan arsip di biarkan berdebu karena memang tidak memiliki alat khusus untuk mengusir debu diruangan penyimpanan arsip. Untuk mencegah jamur, kantor hanya menggunakan kapur barus.

“Dulu pernah ada fungisida setahun sekali, untuk cegah jamur, kecoa dan tikus. Tapi belakangan sudah tidak ada lagi. Sebenarnya kondisi berdebu ini juga mengganggu kesehatan petugas,”tutur Suradi.

Kondisi kantor bidang kearsipan yang memprihatinkan itu turut berpengaruh pada mental pegawai. “Kita seperti bekerja di tempat sampah karena menampung arsip-arsip dari instansi lain yang mereka perlakukan seperti sampah,”aku Suradi dengan lirih. 

Meski demikian, Suradi tetap memotifasi rekan-rekannya untuk tetap semangat bekerja. Selain itu, pihaknya juga sebenarnya sudah brupaya mengimbau instansi lain baik lewat surat maupun pertemuan resmi untuk terlebih dulu menata arsip yang akan di kirim. “Tapi tidak di hiraukan. Jadi ya sudah pasrah saja kita,”ujar Suradi.

Satu-satunya instansi yang “cukup baik” terhadap bidang ke arsipan, Menurut Suradi adalah Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kabupaten Jember. Lembaga tersebut selalu mengirim data-data hasil pemilu kebidang kearsipan dalam kondisi yang rapi sehingga tidak menambah beban kerja Suradi dan rekan-rekannya. Karena itu, hanya data-data dari KPU Yang mulai di dokumentasikan secara digital.

“Ini sangat memudahkan kami. Kemarin mereka mau cari data kesini,kita bisa bantu. Tapi digitalisasi ini masih belum bisa di akses masyarakat secara luas, karena kami juga tidak punya dana untuk itu,”tutur bapak tiga anak ini.

Kondisi kearsipan yang memprihatinkan tersebut tentu saja membuat masyarakat yang akan mencari data arsip Jember untuk penelitian menjadi terkendala. Suradi tidak bisa menghitung Berapa jumlah kunjungan masyarakat ke instansinya. ”Sangking jarangnya Mas. Dulu prnah ada mahasiswa cari data arsip Pertanian Jember di masalalu, tapi kami tidak ada,”kata Suradi.

Kecuali data terkait pemilu di Jember sejak tahun 2000-an, memang nyaris tidak ada informasi yang bisa di sajiikan dengan mudah  oleh bidang ke arsipan Jember. Karena itu, sepanjang lima tahun bertugas, setahu Suradi memang belum pernah ada masyarakat yang bisa menemukan informasi yang mereka butuhkan ditempat suradi bekerja.

Karna itu kedepan, Suradi berharap pemerintah bisa lebih memperhatikan masalah ke arsipan di Jember. Dia mencontohkan Kota Malang yang telah memiliki manajemen ke arsipan dengan baik dan rapi. “Karena arsip sebensrnya aset kita. Kalau hilang, ya sudah hilang asset kita,”pungkas Suradi. (ad/c1/hdi)

Sumber: JP-RJ Selasa 10 Oktober 2017